Graduatorie ATA esaurite: quando il dirigente nomina da graduatoria di istituto

Una scuola ha bisogno con urgenza di un collaboratore scolastico o di un assistente amministrativo per coprire un'assenza. L'ufficio scolastico territoriale prova a scorrere le graduatorie provinciali, ma non ci sono più aspiranti disponibili per quel profilo: si dice, in gergo, che "le graduatorie sono esaurite". Cosa succede a questo punto? Chi decide chi chiamare? E soprattutto: il dirigente scolastico può davvero scegliere in autonomia il supplente?

La risposta è più articolata di un semplice sì o no. Esiste una gerarchia precisa di graduatorie da scorrere, un ordine che il dirigente scolastico deve rispettare, e solo quando anche l'ultimo livello utile si è svuotato entrano in gioco strumenti residuali come gli avvisi pubblici o la messa a disposizione (MAD). In questo articolo ricostruiamo passo per passo questo meccanismo, con riferimento alle disposizioni ministeriali più recenti in materia di supplenze.

Per la procedura di iscrizione e il punteggio della terza fascia ATA, che è proprio la graduatoria di istituto di cui parliamo qui, abbiamo dedicato un approfondimento specifico: terza fascia ATA 2026/2029: aggiornamento delle graduatorie d'istituto.

I tre livelli di graduatoria per le supplenze ATA

Per il personale ATA (collaboratori scolastici, assistenti amministrativi, assistenti tecnici, ad esclusione del DSGA, che segue una disciplina propria), le supplenze annuali e quelle temporanee fino al termine delle attività didattiche vengono coperte scorrendo, in ordine, tre distinti livelli di graduatoria. Lo prevede l'articolo 1, comma 1, del D.M. 13 dicembre 2000, n. 430 (il "regolamento supplenze ATA"), le cui modalità applicative vengono richiamate ogni anno dalle istruzioni operative del Ministero dell'Istruzione e del Merito. La nota della Direzione generale per il personale scolastico, protocollo 157048 del 9 luglio 2025 (istruzioni per l'a.s. 2025/2026), lo riepiloga in modo esplicito nella sezione dedicata al conferimento delle supplenze ATA.

Primo livello: le graduatorie permanenti provinciali

Si tratta delle graduatorie dei concorsi provinciali per titoli, disciplinate dall'articolo 554 del D.Lgs. 297/1994 (il Testo Unico dell'istruzione). Sono le graduatorie che derivano dal concorso ATA per titoli (il cosiddetto "concorso 24 mesi"), da cui si attinge in via prioritaria per le supplenze annuali e per quelle fino al termine delle attività didattiche.

Secondo livello: gli elenchi e le graduatorie provinciali ad esaurimento

Solo se le graduatorie permanenti risultano esaurite per un determinato profilo e una determinata provincia, si passa agli elenchi e alle graduatorie provinciali ad esaurimento, predisposti ai sensi del D.M. 19 aprile 2001, n. 75 e del D.M. 24 marzo 2004, n. 35.

Terzo livello: le graduatorie di istituto (terza fascia)

Solo quando anche le graduatorie permanenti e quelle ad esaurimento sono esaurite, le eventuali disponibilità residue vengono assegnate dai dirigenti scolastici mediante lo scorrimento delle graduatorie di istituto, cioè la terza fascia di cui abbiamo parlato nell'articolo dedicato alla sua iscrizione. È a questo punto, e solo a questo punto, che entra in gioco il potere di nomina diretta del dirigente scolastico.

Quando si dice che una graduatoria è "esaurita"

Nella pratica amministrativa, una graduatoria si considera esaurita per un determinato profilo e una determinata provincia quando non risultano più aspiranti disponibili: o perché tutti gli iscritti hanno già ottenuto un incarico, o perché chi resta ha rifiutato la disponibilità o non risulta più raggiungibile secondo le regole previste. È l'ufficio scolastico territoriale competente a verificare, tramite il sistema informativo, l'esaurimento (o l'incapienza) delle graduatorie provinciali per quel profilo. Una volta accertata questa condizione, la competenza a coprire il posto passa alla scuola, che utilizza la propria graduatoria di istituto.

È importante non confondere questo esaurimento "locale" (una provincia, un profilo, un certo periodo dell'anno) con l'esaurimento generale delle liste, che è un fenomeno diverso e più raro: può capitare che in alcune province, per certi profili come l'assistente tecnico di una specifica classe di concorso, le graduatorie risultino strutturalmente scarse fin dall'inizio dell'anno scolastico.

Il potere del dirigente scolastico: cosa può fare davvero

Quando si arriva al terzo livello, il dirigente scolastico non "sceglie" il supplente in senso discrezionale: scorre la graduatoria di istituto della propria scuola, chiamando gli aspiranti nell'ordine di punteggio, esattamente come farebbe un ufficio provinciale con una graduatoria territoriale. La differenza rispetto ai primi due livelli è che l'individuazione del destinatario della supplenza, quando si utilizzano le graduatorie di istituto, è operata direttamente dal dirigente scolastico e non dall'ufficio territoriale.

Questo significa che:

• il dirigente non può saltare posizioni in graduatoria per preferenze personali;
• il dirigente non può attingere alla graduatoria di istituto se le graduatorie provinciali (permanenti o ad esaurimento) non sono ancora esaurite per quel profilo;
• la sostituzione del personale ATA temporaneamente assente avviene comunque nel rispetto dei criteri e dei principi previsti dall'articolo 6 del D.M. 430/2000.

In altre parole: la "nomina da graduatoria di istituto" non è un potere discrezionale del dirigente scolastico, ma una competenza che gli viene attribuita in subordine, quando i canali provinciali non offrono più aspiranti disponibili.

Tabella riassuntiva: chi nomina e da dove attinge

I limiti specifici per profilo: non tutte le assenze si coprono allo stesso modo

Anche quando la graduatoria di istituto è nella disponibilità del dirigente scolastico, non è detto che si possa nominare fin dal primo giorno di assenza del titolare. Esistono infatti limiti temporali specifici per profilo, pensati per contenere la spesa sulle supplenze più brevi.

Collaboratori scolastici: divieto per i primi 7 giorni

Il dirigente scolastico non può conferire supplenze brevi per il profilo di collaboratore scolastico nei primi sette giorni di assenza del titolare. Il divieto discende dall'articolo 1, comma 332, della legge 190/2014, richiamato anche dalle note ministeriali DPIT prot. 2116 del 30 settembre 2015 e DGPER prot. 10073 del 14 aprile 2016. Superati i sette giorni, la scuola può procedere alla nomina.

Assistenti amministrativi e assistenti tecnici: divieto generale, con deroga dal 30° giorno

Per gli assistenti amministrativi e gli assistenti tecnici il divieto di supplenza breve è ancora più stringente: in linea di principio non è consentito conferire supplenze brevi e saltuarie a questi profili. Esiste però un'eccezione per gli assistenti amministrativi nelle scuole con organico di diritto inferiore a tre posti, dove la sostituzione è sempre possibile.

Per tutte le altre scuole, l'articolo 1, comma 602, della legge 205/2017 ha introdotto una deroga parziale: le istituzioni scolastiche possono conferire supplenze brevi e saltuarie ad assistenti amministrativi e tecnici a decorrere dal trentesimo giorno di assenza del titolare. Prima di quella soglia, l'assenza resta scoperta o viene gestita internamente (ad esempio redistribuendo i compiti tra il personale in servizio).

Questi limiti valgono indipendentemente dal livello di graduatoria da cui si attinge: riguardano il "se" e il "quando" si può nominare, non il "da quale graduatoria".

Oltre la graduatoria di istituto: cosa succede se anche la terza fascia è vuota

Qui serve una precisazione importante, perché è il punto in cui più facilmente si fa confusione online. Per il personale docente ed educativo esiste una procedura di interpello disciplinata a livello nazionale (attualmente prevista dall'articolo 13, comma 23, dell'ordinanza ministeriale sulle supplenze), da attivare quando anche le graduatorie di istituto, comprese quelle delle scuole vicine, risultano esaurite.

Per il personale ATA, invece, la nota ministeriale annuale sulle supplenze si limita a stabilire che, esaurite le graduatorie permanenti e quelle ad esaurimento, le disponibilità residue sono assegnate dai dirigenti scolastici tramite lo scorrimento della graduatoria di istituto: non individua, in modo altrettanto esplicito e uniforme, una procedura nazionale di interpello per l'ATA analoga a quella dei docenti. Nella prassi molte scuole, quando anche la propria graduatoria di istituto risulta incapiente, adottano comunque strumenti simili per analogia (avvisi pubblici, ricorso a graduatorie di istituto di scuole vicine, messa a disposizione), ma le modalità concrete possono variare da un ufficio scolastico regionale all'altro e non sono uniformate da un'unica disposizione nazionale con lo stesso dettaglio previsto per i docenti.

In questo scenario, la messa a disposizione (MAD) resta comunque il canale residuale più diffuso: una candidatura spontanea che l'aspirante presenta direttamente alla scuola, utile soprattutto nei profili tecnici più scarsi in alcune province (ad esempio determinate specializzazioni di assistente tecnico). Chi si trova a valutare una MAD, o a inviarla, dovrebbe sempre verificare prima se nella propria provincia le graduatorie di istituto sono davvero esaurite per quel profilo: la MAD, per costruzione, resta subordinata alle graduatorie ufficiali.

Le sanzioni per chi rifiuta la nomina

Chi viene chiamato in base alla graduatoria di istituto e rifiuta la proposta di assunzione, o non prende servizio nei termini, è soggetto alle sanzioni previste dall'articolo 7 del D.M. 430/2000 (lo stesso "regolamento supplenze" citato in apertura). È inoltre prevista la possibilità, per l'interessato, di farsi rappresentare da un proprio delegato al momento del conferimento della nomina, senza dover essere fisicamente presente.

Chi accumula rifiuti ripetuti rischia effetti sulla propria posizione in graduatoria per l'anno in corso: prima di rifiutare una convocazione conviene sempre verificare le conseguenze specifiche previste dall'avviso di nomina della propria scuola o dall'ufficio scolastico territoriale, perché i dettagli applicativi possono cambiare da un anno all'altro con l'aggiornamento delle istruzioni ministeriali.

Errori comuni da evitare

• Pensare che "graduatoria esaurita" significhi via libera a qualunque candidatura spontanea: prima della MAD ci sono sempre la graduatoria di istituto della propria scuola e, nella prassi diffusa, quelle delle scuole vicine.
• Confondere il divieto di supplenza breve con l'esaurimento della graduatoria: sono due cose diverse. Anche con la graduatoria disponibile, per certi profili la nomina scatta solo dopo un certo numero di giorni di assenza (7 per i collaboratori scolastici, 30 per assistenti amministrativi e tecnici, salvo eccezioni).
• Credere che il dirigente scolastico possa scegliere liberamente il supplente: la nomina da graduatoria di istituto segue comunque l'ordine di punteggio, non una scelta discrezionale.
• Sottovalutare l'importanza di restare aggiornati sui titoli: chi ha punteggio basso in terza fascia ha più probabilità di essere chiamato solo quando le graduatorie provinciali si esauriscono, cioè in situazioni meno prevedibili.

Domande frequenti

Cosa significa esattamente "graduatoria ATA esaurita"?
Significa che, per un determinato profilo e una determinata provincia, non ci sono più aspiranti disponibili nelle graduatorie permanenti né in quelle ad esaurimento. A quel punto la competenza a coprire il posto passa alla scuola, tramite la propria graduatoria di istituto.

Il dirigente scolastico può nominare chi vuole tra gli iscritti alla graduatoria di istituto?
No. Deve rispettare l'ordine di punteggio della graduatoria, esattamente come avviene per le graduatorie provinciali. La discrezionalità riguarda l'attivazione della procedura (il fatto di dover attingere alla terza fascia), non la scelta del nominativo.

Le graduatorie di istituto di altre scuole vengono usate anche per l'ATA?
Per i docenti questa possibilità è disciplinata in modo esplicito dalle istruzioni ministeriali. Per l'ATA la prassi esiste in molte realtà, ma non risulta uniformata a livello nazionale con lo stesso grado di dettaglio: conviene verificare le indicazioni specifiche del proprio ufficio scolastico territoriale.

Cosa conta di più tra graduatoria di istituto e MAD?
La graduatoria di istituto (terza fascia) ha sempre la priorità. La MAD è un canale residuale, da usare quando anche la terza fascia risulta esaurita o incapiente per quel profilo.

Cosa rischia chi rifiuta una nomina da graduatoria di istituto?
Le sanzioni previste dall'articolo 7 del D.M. 430/2000, che possono incidere sulla partecipazione alle successive procedure di conferimento per l'anno scolastico in corso.

Riferimenti normativi citati

• D.M. 13 dicembre 2000, n. 430 (regolamento supplenze personale ATA), in particolare articoli 1, 6 e 7.
• D.Lgs. 297/1994, articolo 554 (graduatorie permanenti dei concorsi provinciali per titoli).
• D.M. 19 aprile 2001, n. 75 e D.M. 24 marzo 2004, n. 35 (elenchi e graduatorie provinciali ad esaurimento).
• Legge 190/2014, articolo 1, comma 332 (divieto di supplenza breve per collaboratori scolastici nei primi 7 giorni).
• Legge 205/2017, articolo 1, comma 602 (deroga per assistenti amministrativi e tecnici dal 30° giorno di assenza).
• Nota MIM, Direzione generale per il personale scolastico, prot. 157048 del 9 luglio 2025: "Anno scolastico 2025/2026, istruzioni e indicazioni operative in materia di supplenze al personale docente, educativo ed A.T.A.".

Le istruzioni operative sulle supplenze vengono aggiornate dal Ministero con una nota analoga all'inizio di ogni anno scolastico: per le regole in vigore nell'anno in corso conviene sempre verificare l'ultima nota pubblicata sul sito del Ministero dell'Istruzione e del Merito, poiché soglie e modalità applicative possono essere confermate o modificate da un anno all'altro.