La possibilità di svolgere i collegi online è uno dei temi più discussi nella scuola statale. Da una parte vi sono docenti e dirigenti che considerano le riunioni a distanza uno strumento utile per ridurre spostamenti, costi e adempimenti organizzativi. Dall’altra vi è chi teme che la digitalizzazione degli organi collegiali possa indebolire il confronto professionale, la partecipazione democratica e la qualità delle decisioni.
Il problema, tuttavia, non può essere affrontato soltanto attraverso una contrapposizione tra favorevoli e contrari. Prima di stabilire se un collegio dei docenti o un consiglio di classe possa svolgersi online occorre esaminare la normativa sui collegi online, distinguendo attentamente tra attività deliberative, riunioni non deliberative, incontri di programmazione e semplici attività informative.
La riunione online, infatti, non è valida soltanto perché tutti i partecipanti riescono a collegarsi. Perché una seduta a distanza produca effetti giuridici devono essere garantiti l’identificazione dei partecipanti, il numero legale, la possibilità di intervenire, la contestualità del confronto, la correttezza delle votazioni, la verbalizzazione e la protezione dei dati personali.
Collegi online: che cosa prevede il CCNL scuola
Un primo riferimento fondamentale è rappresentato dall’articolo 44, comma 6, del CCNL del comparto Istruzione e Ricerca 2019-2021.
La disposizione contrattuale consente alle istituzioni scolastiche di prevedere, attraverso un proprio regolamento, lo svolgimento a distanza:
- delle attività di programmazione della scuola primaria;
- delle attività funzionali all’insegnamento che non abbiano carattere deliberativo.
Il punto decisivo è proprio quest’ultimo. Il CCNL non ha introdotto, da solo, una libertà generalizzata di svolgere online tutte le riunioni scolastiche. La formulazione contrattuale distingue chiaramente le attività non deliberative dalle sedute nelle quali un organo collegiale deve assumere una decisione formale.
In base a questa disposizione, incontri informativi, riunioni preparatorie, attività di coordinamento e altre attività prive di votazione possono essere regolamentate più facilmente in modalità telematica.
Diversa è la situazione del collegio dei docenti, del consiglio di istituto, della giunta esecutiva, dei consigli di classe e degli altri organi quando sono chiamati ad approvare delibere, esprimere valutazioni, adottare criteri o assumere decisioni amministrativamente rilevanti.
Per queste sedute è necessaria una base normativa o regolamentare sufficientemente chiara, che non può essere sostituita da una semplice decisione organizzativa del dirigente scolastico.
Collegio docenti online e riunioni deliberative
Il collegio dei docenti è un organo collegiale disciplinato dal Testo unico delle disposizioni legislative in materia di istruzione, approvato con il decreto legislativo 16 aprile 1994, n. 297.
Le sue competenze non sono soltanto consultive. Il collegio delibera, tra l’altro, in materia di funzionamento didattico, programmazione educativa, articolazione delle attività, valutazione periodica dell’andamento dell’azione didattica e adozione di iniziative di sperimentazione.
Quando il collegio assume una decisione, la seduta deve rispettare le regole sulla convocazione, sulla partecipazione, sul quorum, sulla discussione, sulla votazione e sulla verbalizzazione.
Per questo motivo la normativa sui collegi online non può limitarsi a stabilire che la riunione si svolga attraverso una piattaforma digitale. Deve anche precisare come siano garantiti:
- l’identificazione certa dei componenti;
- la verifica delle presenze;
- la permanenza del numero legale;
- la possibilità effettiva di intervenire;
- la conoscenza preventiva dei documenti;
- la libertà di espressione del voto;
- la segretezza del voto, quando richiesta;
- la corretta registrazione dei risultati;
- la redazione e l’approvazione del verbale;
- la gestione delle interruzioni tecniche.
Una delibera adottata senza queste garanzie potrebbe essere contestata per violazione delle regole di funzionamento dell’organo collegiale.
La normativa emergenziale non basta più
Durante l’emergenza sanitaria da Covid-19 diverse disposizioni consentirono agli organi collegiali di riunirsi in videoconferenza anche in assenza di una disciplina regolamentare già approvata.
Tra i riferimenti utilizzati nel periodo emergenziale vi fu l’articolo 73 del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, insieme alle successive disposizioni riguardanti il funzionamento delle pubbliche amministrazioni e delle istituzioni scolastiche.
Quelle norme rispondevano però a una situazione eccezionale. La loro esistenza non consente di concludere automaticamente che, terminata l’emergenza, ogni organo collegiale possa continuare a deliberare online senza una nuova base normativa o senza un regolamento conforme alle disposizioni vigenti.
È proprio su questo passaggio che si è concentrato il dibattito successivo: la scuola può utilizzare stabilmente una modalità sperimentata durante l’emergenza oppure deve tornare alla presenza per tutte le attività deliberative?
La risposta dipende dalle norme ordinarie successivamente introdotte, dai criteri ministeriali eventualmente emanati e dal contenuto dei regolamenti approvati dalle singole istituzioni scolastiche.
Autonomia scolastica: che cosa può decidere una scuola
L’autonomia scolastica, riconosciuta dall’articolo 21 della legge 15 marzo 1997, n. 59 e disciplinata dal DPR 8 marzo 1999, n. 275, attribuisce alle scuole importanti capacità organizzative.
Autonomia, tuttavia, non significa assenza di limiti.
Una scuola può organizzare le proprie attività, adottare regolamenti interni e utilizzare strumenti digitali, ma deve rispettare:
- le leggi;
- le disposizioni contrattuali;
- le competenze degli organi collegiali;
- i principi di trasparenza e partecipazione;
- le norme sulla protezione dei dati;
- le regole sulla validità delle deliberazioni.
Il regolamento d’istituto non può creare autonomamente un potere che una norma superiore esclude. Può invece disciplinare le modalità operative di una possibilità già riconosciuta dalla legge o dal contratto.
Di conseguenza, l’introduzione dei collegi online dovrebbe essere preceduta da una verifica della fonte normativa applicabile. Successivamente la scuola dovrebbe approvare un regolamento dettagliato, evitando formule generiche come “le riunioni possono svolgersi online su decisione del dirigente”.
Chi deve approvare il regolamento per i collegi online
Uno degli aspetti più delicati riguarda la competenza ad approvare o modificare il regolamento.
Il collegio dei docenti disciplina il proprio funzionamento interno e assume decisioni nelle materie didattiche attribuitegli dalla legge. Il consiglio di istituto ha invece competenze generali in materia di organizzazione e regolamentazione dell’istituzione scolastica.
La procedura più prudente dovrebbe quindi coinvolgere gli organi interessati secondo le rispettive competenze. Non appare sufficiente una circolare interna del dirigente scolastico, soprattutto quando la scelta incide sulle modalità di partecipazione, discussione e votazione di un organo collegiale.
Un regolamento completo dovrebbe indicare almeno:
- quali riunioni possono svolgersi online;
- quali riunioni devono rimanere in presenza;
- chi decide la modalità della seduta;
- con quale preavviso deve essere comunicato il collegamento;
- quali strumenti digitali possono essere utilizzati;
- come vengono registrate le presenze;
- come si gestiscono deleghe, assenze e disconnessioni;
- come si svolgono le votazioni;
- come si garantisce l’eventuale voto segreto;
- come vengono conservati verbali e documenti;
- quali comportamenti sono vietati durante la seduta;
- come si tutela la riservatezza.
Consigli di classe online: attenzione alle diverse funzioni
Quando si parla genericamente di collegi online si rischia di confondere il collegio dei docenti con i consigli di classe.
Il consiglio di classe può riunirsi con funzioni differenti. Alcune sedute hanno carattere prevalentemente organizzativo o informativo. Altre assumono decisioni rilevanti sulla programmazione, sull’andamento didattico, sui provvedimenti disciplinari e sulla valutazione degli studenti.
Particolarmente delicati sono gli scrutini intermedi e finali. Lo scrutinio non è una normale riunione organizzativa, ma un’attività collegiale valutativa sottoposta a specifiche regole. La validità della seduta richiede la partecipazione dei componenti previsti e il rispetto delle disposizioni sulla composizione del consiglio.
Per questo motivo non è corretto dedurre che l’eventuale possibilità di svolgere online un collegio dei docenti comporti automaticamente la possibilità di effettuare a distanza scrutini, consigli disciplinari o altre sedute con disciplina speciale.
Ogni tipologia di riunione deve essere esaminata separatamente.
Le ragioni normative che sostengono la presenza
Le posizioni favorevoli alle riunioni in presenza non derivano necessariamente da una contrarietà all’innovazione digitale. Spesso si fondano su elementi giuridici e organizzativi precisi.
Il primo argomento riguarda il principio di collegialità. Un organo collegiale non è una semplice somma di voti individuali. La decisione dovrebbe formarsi attraverso la discussione, lo scambio di osservazioni, la presentazione di proposte e la possibilità di modificare il proprio orientamento durante il confronto.
La presenza fisica, secondo questa impostazione, garantirebbe meglio:
- la partecipazione effettiva;
- la riconoscibilità degli interventi;
- la libertà di espressione;
- la gestione ordinata del dibattito;
- la percezione delle reazioni dell’assemblea;
- la riservatezza della seduta;
- l’assenza di interferenze esterne.
Un secondo argomento riguarda la natura delle disposizioni contrattuali. L’articolo 44, comma 6, del CCNL ha fatto espresso riferimento alle attività che non rivestono carattere deliberativo. Questa scelta lessicale è stata interpretata come un limite all’estensione automatica della modalità online alle riunioni deliberanti.
Un terzo elemento è rappresentato dalla cessazione delle norme emergenziali. Le autorizzazioni straordinarie adottate durante la pandemia non possono essere considerate una disciplina permanente, salvo che una successiva disposizione ne abbia stabilizzato il contenuto.
Infine, vi sono i problemi tecnici: connessioni instabili, impossibilità di verificare chi sia presente nella stanza, difficoltà di garantire il voto segreto, accessi non autorizzati e gestione delle registrazioni.
Circolari e risposte a quesiti: quale valore hanno
Nel dibattito sulla normativa dei collegi online vengono spesso richiamate circolari ministeriali, note degli uffici scolastici, risposte sindacali e pareri forniti a singole scuole.
È importante distinguere il valore delle diverse fonti.
Una legge o un decreto-legge ha forza normativa primaria. Il contratto collettivo disciplina il rapporto di lavoro e le attività funzionali del personale. Un decreto ministeriale può stabilire criteri attuativi quando una norma lo prevede.
Le circolari, invece, forniscono generalmente indicazioni interpretative e operative, ma non possono modificare una legge o introdurre obblighi privi di base normativa.
Anche le risposte a singoli quesiti devono essere utilizzate con cautela. Possono aiutare a comprendere l’orientamento dell’amministrazione, ma non sempre hanno carattere generale e vincolante.
Prima di citare una risposta a quesito come prova della legittimità o illegittimità dei collegi online è quindi necessario verificare:
- quale ufficio l’ha emanata;
- a quale norma si riferisce;
- in quale data è stata pubblicata;
- se riguarda il periodo emergenziale;
- se è stata superata da norme successive;
- se affronta riunioni deliberative o soltanto attività non deliberative.
Collegi online: i vantaggi per docenti e scuole
Le ragioni favorevoli ai collegi online sono soprattutto organizzative, economiche e ambientali.
Per molti insegnanti pendolari, partecipare a una riunione di breve durata può significare percorrere decine o centinaia di chilometri. Il problema è particolarmente evidente quando il collegio viene convocato in un giorno privo di lezioni o a notevole distanza dall’orario di servizio.
La modalità online può ridurre:
- il costo del carburante;
- il tempo trascorso nel traffico;
- i rischi legati agli spostamenti;
- le difficoltà causate da maltempo e trasporti;
- l’impatto ambientale;
- gli oneri organizzativi per l’apertura dei locali.
Il risparmio di tempo potrebbe inoltre favorire una migliore conciliazione tra vita lavorativa e personale, senza ridurre le ore dedicate agli studenti.
Alcuni docenti considerano le riunioni telematiche anche più ordinate. Le piattaforme permettono di gestire le richieste di intervento, condividere documenti, utilizzare sondaggi, registrare le presenze e conteggiare i voti in modo più preciso.
Questi vantaggi, tuttavia, si realizzano soltanto quando la piattaforma è affidabile e quando la seduta è condotta secondo regole chiare. Una videoconferenza priva di disciplina può diventare più dispersiva di una riunione in presenza.
I rischi: collegi più rapidi ma meno democratici?
I docenti contrari temono che il collegio online possa trasformarsi in una procedura di ratifica.
Il rischio aumenta quando:
- i documenti vengono inviati poco prima della seduta;
- gli interventi vengono rigidamente limitati;
- le votazioni si susseguono senza un vero dibattito;
- la chat sostituisce il confronto orale;
- i problemi tecnici impediscono ad alcuni componenti di partecipare;
- i docenti precari percepiscono una maggiore difficoltà nell’esprimere dissenso;
- non è possibile verificare la riservatezza dell’ambiente dal quale ciascuno si collega.
La digitalizzazione non è quindi neutrale. Può rendere più efficiente una procedura, ma può anche accentrare la gestione della riunione nelle mani di chi controlla la piattaforma, i tempi degli interventi e gli strumenti di voto.
La qualità democratica di un collegio online dipende meno dalla distanza fisica e più dalle regole con cui la distanza viene gestita.
Privacy e sicurezza nelle riunioni scolastiche online
Un collegio dei docenti o un consiglio di classe può trattare informazioni riservate riguardanti studenti, famiglie e personale.
L’utilizzo di una piattaforma digitale deve quindi rispettare il Regolamento europeo 2016/679, il Codice in materia di protezione dei dati personali e le disposizioni sulla sicurezza informatica applicabili alle pubbliche amministrazioni.
La scuola dovrebbe verificare:
- la titolarità e la localizzazione del trattamento dei dati;
- le condizioni contrattuali della piattaforma;
- i sistemi di autenticazione;
- la gestione degli account;
- la tracciabilità degli accessi;
- la protezione dei documenti condivisi;
- i tempi di conservazione dei dati;
- il divieto di registrazione non autorizzata;
- la gestione di eventuali violazioni dei dati.
La registrazione audio o video della seduta non dovrebbe essere considerata automatica. Deve avere una base giuridica, una finalità determinata e modalità proporzionate. La semplice comodità nella redazione del verbale non rende sempre legittima la registrazione integrale di tutti gli interventi.
Come rendere valido un voto online
La votazione digitale è uno dei punti più complessi della normativa sui collegi online.
Per le votazioni palesi può essere utilizzato uno strumento che consenta di associare ogni voto al componente dell’organo e di conservare il risultato nel verbale.
Per le votazioni segrete la questione è più delicata. Il sistema deve impedire di collegare l’identità dell’elettore alla preferenza espressa, ma deve contemporaneamente evitare voti multipli o voti provenienti da soggetti non autorizzati.
Una semplice alzata di mano davanti alla webcam non è sempre adeguata, soprattutto in organi numerosi. Anche l’utilizzo della chat può creare problemi di conteggio, modificabilità dei messaggi e riservatezza.
Il regolamento dovrebbe indicare preventivamente lo strumento utilizzato e la procedura da seguire in caso di contestazione.
Una soluzione equilibrata: modalità online, in presenza e ibrida
Il confronto non dovrebbe ridursi alla scelta tra tutte le riunioni online e tutte le riunioni in presenza.
Una disciplina equilibrata potrebbe distinguere le attività in base alla loro funzione.
Potrebbero essere svolti online, quando consentito dalla normativa:
- gli incontri informativi;
- le riunioni preparatorie;
- le attività di coordinamento;
- le comunicazioni organizzative;
- le riunioni con ordine del giorno limitato;
- le attività prive di carattere deliberativo.
Potrebbero essere mantenute in presenza:
- le sedute dedicate a questioni particolarmente complesse;
- le decisioni con rilevante impatto didattico;
- le votazioni che richiedono segretezza;
- le riunioni nelle quali il confronto diretto costituisce un elemento essenziale;
- le attività valutative sottoposte a una disciplina specifica, quando la normativa non ammette espressamente la distanza.
Anche la modalità ibrida deve essere valutata con cautela. Consentire ad alcuni componenti di partecipare in presenza e ad altri online può sembrare una soluzione flessibile, ma rischia di creare condizioni di partecipazione diseguali. Chi è collegato a distanza potrebbe avere maggiori difficoltà a intervenire, ascoltare o percepire il dibattito.
La tecnologia non deve sostituire la collegialità
La possibilità di svolgere collegi online può rappresentare una vera semplificazione, soprattutto in una scuola appesantita da procedure amministrative, convocazioni ripetitive e adempimenti che sottraggono tempo alla progettazione didattica.
La semplificazione, però, non deve trasformarsi in una riduzione della partecipazione.
La questione centrale non è stabilire se una riunione attraverso uno schermo sia meno umana di una riunione in aula magna. Occorre piuttosto verificare se ogni componente sia realmente messo nelle condizioni di conoscere gli argomenti, intervenire, proporre modifiche, esprimere il proprio voto e far verbalizzare eventuali dichiarazioni.
Un collegio in presenza può essere puramente formale e burocratico. Un collegio online può essere partecipato e trasparente. È vero anche il contrario.
La qualità dipende dall’organizzazione, dalla correttezza della presidenza, dalla disponibilità preventiva dei documenti, dal rispetto dei tempi di discussione e dalla capacità della comunità scolastica di utilizzare la tecnologia come strumento, non come sostituto della democrazia collegiale.
Normativa collegi online: che cosa deve fare una scuola prima di partire
Prima di introdurre stabilmente collegi e consigli di classe online, l’istituzione scolastica dovrebbe:
- individuare la norma che consente la modalità telematica per quella specifica attività;
- verificare l’esistenza di criteri o disposizioni ministeriali applicabili;
- distinguere le attività deliberative da quelle non deliberative;
- coinvolgere gli organi collegiali competenti;
- approvare o aggiornare il regolamento;
- acquisire il parere del responsabile della protezione dei dati quando necessario;
- scegliere una piattaforma conforme e sicura;
- disciplinare identificazione, presenze, interventi e votazioni;
- prevedere procedure per disconnessioni e problemi tecnici;
- informare e formare il personale.
La convocazione dovrebbe inoltre indicare chiaramente che la seduta si svolgerà a distanza, riportare le modalità di accesso e richiamare le principali regole di partecipazione.
Conclusioni
I collegi online possono ridurre costi, spostamenti e tempi improduttivi, ma non possono essere introdotti attraverso una scelta informale o una semplice comunicazione di servizio.
La normativa sui collegi online richiede di distinguere tra attività non deliberative, già contemplate dal CCNL entro determinate condizioni, e riunioni deliberative, per le quali occorre verificare l’esistenza di una specifica base giuridica e degli eventuali criteri ministeriali.
L’autonomia scolastica può disciplinare le modalità operative, ma deve muoversi entro i limiti fissati dalle fonti superiori.
La vera innovazione non consiste nel trasferire sullo schermo la stessa burocrazia che occupava le aule. Consiste nel ridurre gli adempimenti inutili, proteggere il tempo della didattica e rendere più trasparenti, accessibili e partecipate le decisioni della scuola.
Domande frequenti sui collegi online
Il dirigente scolastico può decidere da solo di convocare il collegio docenti online?
La semplice decisione organizzativa del dirigente non è normalmente sufficiente. Occorre verificare la norma applicabile, il carattere deliberativo o non deliberativo della riunione e il regolamento adottato dalla scuola.
Il CCNL autorizza tutti i collegi docenti online?
L’articolo 44, comma 6, del CCNL 2019-2021 fa riferimento alle attività funzionali all’insegnamento che non rivestono carattere deliberativo. Non costituisce, da solo, un’autorizzazione generalizzata per tutte le sedute deliberanti.
I consigli di classe possono svolgersi online?
Dipende dalla funzione della seduta e dalla normativa vigente. Una riunione organizzativa non equivale a uno scrutinio, a una decisione disciplinare o a una seduta formalmente deliberativa.
Per svolgere i collegi online basta modificare il regolamento d’istituto?
Il regolamento è necessario, ma non sempre sufficiente. Deve esistere una fonte normativa o contrattuale che consenta alla scuola di disciplinare quella specifica modalità.
Le riunioni online possono essere registrate?
Non automaticamente. La registrazione deve rispettare la normativa sulla protezione dei dati, avere una finalità legittima ed essere previamente disciplinata e comunicata.
Come si gestisce una disconnessione durante una votazione?
Il regolamento dovrebbe stabilire quando la disconnessione determina l’assenza del componente, come verificare la permanenza del numero legale e se la votazione debba essere sospesa o ripetuta.
È possibile organizzare un collegio in modalità mista?
La modalità ibrida richiede una disciplina specifica e strumenti capaci di garantire pari condizioni di partecipazione. In assenza di regole chiare può creare disparità tra presenti e collegati.
